O que é IT Asset Management?
IT Asset Management (ITAM) é o processo de gerenciamento e monitoramento dos ativos de tecnologia da informação (TI) de uma organização, desde a aquisição até a disposição. Os ativos de TI incluem hardware, software, dispositivos móveis, equipamentos de rede e outros componentes de infraestrutura de TI.
O objetivo do ITAM é garantir que os ativos de TI sejam usados de maneira eficiente e econômica durante todo o seu ciclo de vida, reduzindo os riscos de segurança e conformidade, melhorando a produtividade dos funcionários e maximizando o retorno do investimento em TI.
Como funciona um processo de gerenciamento de ativos de TI?
O processo de gerenciamento de ativos de TI (ITAM) geralmente envolve as seguintes etapas:
Identificação de ativos: A primeira etapa do gerenciamento de ativos de TI é criar um inventário detalhado de todos os ativos de TI. Isso permite uma fácil identificação e garante que os ativos redundantes sejam otimizados para aumentar a eficiência.
Rastreamento: Isso envolve o uso de uma ferramenta ou sistema ITAM para monitorar continuamente os ativos de TI. As informações coletadas para o rastreamento de cada ativo incluem dados financeiros (custos dos ativos), contratuais (garantias, licenças e acordos de nível de serviço (SLAs)) e de inventário (localização e condição dos ativos físicos).
Manutenção: Os ativos de TI são mantidos de acordo com o estágio de seu ciclo de vida. A manutenção envolve reparo, atualização e substituição de ativos. Todas as atividades de manutenção realizadas em um ativo de TI são registradas como parte do processo ITAM para que os dados possam ser usados para avaliar o desempenho do ativo.
Estágios do ciclo de vida de um ativo de TI
Todo ativo de TI tem um ciclo de vida finito. O gerenciamento de ativos de TI (ITAM) consiste em gerenciar o ciclo de vida de um ativo para garantir a máxima produtividade. Embora cada organização possa definir estágios exclusivos do ciclo de vida, o ciclo de vida de um ativo de TI geralmente inclui os seguintes estágios:
- Planejamento: Isso envolve a tomada de decisões sobre os ativos necessários para uma organização, seu uso pretendido e como adquiri-los. As organizações também consideram alternativas competitivas e realizam análises de custo-benefício e TCO (custo total de propriedade) de todas as opções possíveis ao planejar a aquisição de ativos.
- Suprimento/aquisição: Os ativos podem ser adquiridos por meio de compra (incluindo software como serviço), construção, licenciamento ou leasing.
- Implementação: A implantação de ativos pode envolver a instalação, a integração com outras ferramentas, o fornecimento de acesso ao usuário e o suporte técnico.
- Manutenção: Depois que os ativos forem implantados, devem ser tomadas providências para manutenção, atualizações e reparos regulares para otimizar seu uso e maximizar o valor. Isso prolongará sua vida útil, minimizará os custos e reduzirá os riscos.
- Aposentadoria: Um ativo é desativado quando a depreciação se instala e a manutenção não é mais viável. Ou seja, um ativo de TI chega ao fim de seu ciclo de vida quando a manutenção se torna mais frequente e a organização gasta mais recursos com ele do que antes. Uma organização também pode decidir aposentar um ativo se houver alternativas melhores no mercado. A desativação de ativos envolve o descarte de ativos antigos, a atualização de informações sobre ativos, o encerramento de contratos de suporte e licença e a elaboração de planos de transição para novos ativos.
Benefícios do gerenciamento de ativos de TI
Um gerenciamento eficiente de ativos de TI (ITAM) pode ajudar uma organização a tomar melhores decisões de negócios. Alguns dos principais benefícios são os seguintes:
- Banco de dados/inventário de ativos centralizado: É difícil gerenciar os ativos quando eles são rastreados em locais diferentes. A imprecisão e a desordem podem se instalar, levando à ineficiência e a decisões de negócios ruins. Ter uma única fonte de verdade torna o rastreamento de ativos mais fácil e eficiente. A organização pode ver em um só lugar quais ativos precisam ser descartados, atualizados ou otimizados para obter o máximo de produtividade.
- Uso otimizado dos ativos: O gerenciamento de ativos de TI leva ao uso eficiente dos recursos, reduz os riscos, minimiza o desperdício e reduz os custos. Ao estabelecer um processo ITAM, a organização obtém dados em tempo real sobre o estado de todos os seus ativos e pode tomar decisões informadas sobre o uso dos ativos.
- Conformidade com licenças de software: As organizações que licenciam software de terceiros geralmente precisam passar por auditorias de software realizadas por fornecedores de software que querem ter certeza de que essas organizações estão em conformidade com os termos e condições da licença. O não cumprimento dos contratos pode resultar em multas graves. Assim, as organizações usam o software ITAM para monitorar automaticamente todos os softwares instalados em todos os computadores de suas redes e garantir que eles estejam em conformidade com os contratos de licença relevantes.
- Tomada de decisão informada: Os dados do ITAM ajudam na avaliação de compras e implantações anteriores, o que informa as ações subsequentes. O ITAM pode melhorar a compra de ativos de TI e os processos de negócios.
Software de gerenciamento de ativos de TI
À medida que os ativos de TI de uma organização aumentam, gerenciá-los por meio de sistemas manuais, baseados em papel ou planilhas torna-se complicado. O software de gerenciamento de ativos de TI (ITAM) é um aplicativo centralizado usado para o gerenciamento e o rastreamento do ciclo de vida dos ativos.
Recursos do software ITAM
As soluções de software de gerenciamento de ativos de TI geralmente incluem recursos que proporcionam às organizações um melhor controle de seu ambiente de TI e permitem que elas rastreiem os ativos no local e na nuvem:
Detecção automatizada: A maioria dos sistemas de gerenciamento de ativos de TI detecta automaticamente todos os hardwares e softwares instalados na rede de computadores de uma organização.
Gerenciamento de licenças: O software ITAM armazena licenças de ativos de TI. Em seguida, essas licenças são cruzadas com os dados de inventário relevantes para alertar a organização se ela tiver licenças insuficientes e correr o risco de violar um contrato de licença ou se tiver licenças excessivas e adquirir software que não usa ou nunca usa. Essa funcionalidade também pode rastrear as datas de expiração dos contratos de licença e informar a organização adequadamente.
Gerenciamento de versões e patches: O software de gerenciamento de ativos rastreia a implementação de novos patches e versões de software para manter o conjunto de computadores de uma organização seguro, atualizado e funcionando sem problemas.
Gerenciamento de solicitações: Alguns softwares ITAM podem rastrear todas as solicitações de ativos de TI e permitir que as organizações definam fluxos de trabalho de solicitação de ativos. Eles avaliam os requisitos de licença para esses ativos e gerenciam o processo de aquisição e implementação.
Gerenciamento de inventário: As ferramentas ITAM mantêm um registro de todos os ativos usados por uma organização. O inventário registra os dados dos ativos, como nome, tipo de contrato de licença e versão.
Banco de dados de gerenciamento de configuração (CMDB): O CMDB é um banco de dados centralizado que armazena informações sobre os ativos de TI de uma organização e as relações entre os ativos.
Gerenciamento de ativos fixos: A maioria das ferramentas ITAM tem um repositório dedicado para gerenciar dados de ativos fixos. Os ativos fixos incluem principalmente hardware.
Gerenciamento de ativos digitais: Esse recurso do software ITAM envolve o gerenciamento de direitos digitais e mídia avançada (por exemplo, conteúdo multimídia como vídeos, músicas e fotos).
Fatores a serem considerados na escolha do software ITAM ou de uma solução de gerenciamento de ativos
- Objetivo: a organização deve ter uma ideia clara do motivo pelo qual precisa do software ITAM e dos objetivos que espera alcançar com a digitalização do gerenciamento de ativos. Se possível, a gerência deve marcar reuniões com todos os departamentos de TI relevantes para obter suas opiniões.
- Custo: Quando uma organização tiver identificado pacotes de software que atendam a seus objetivos e expectativas, a próxima etapa será comparar os preços com o orçamento. Entender o que cada pacote oferece e o que não oferece pelo preço pode ser útil. Considere a possibilidade de aproveitar um período de teste gratuito antes de decidir pela compra.
- Suporte técnico: As organizações devem escolher um fornecedor de software que ofereça suporte técnico sempre que necessário. Esse suporte pode vir na forma de uma plataforma de autoatendimento, uma comunidade on-line de usuários, bate-papo no aplicativo ou na Web com um bot, suporte por telefone ou bate-papo com um assistente de atendimento ao cliente nas mídias sociais.
- Avaliações e classificações: Ler as avaliações de usuários atuais e anteriores de um pacote de software em sites de terceiros (por exemplo, lojas de aplicativos e agências de classificação de software) pode ajudar uma organização a fazer uma boa escolha.
Gerenciamento de ativos de TI (ITAM) vs. gerenciamento de serviços de TI (ITSM)
Enquanto o gerenciamento de ativos de TI trata do gerenciamento de ativos de TI ao longo de seus ciclos de vida, o gerenciamento de serviços de TI (ITSM) trata do gerenciamento e do fornecimento de serviços de TI.
O gerenciamento de serviços de TI é o processo de gerenciamento de serviços de TI em uma organização. Ele inclui muitos componentes, desde o planejamento e a implementação de serviços de TI até o monitoramento e a auditoria dos mesmos para garantir que funcionem de forma eficiente e sem problemas. Os serviços de TI incluem suporte de help desk e service desk (como orientar um usuário sobre como alterar sua senha) e procedimentos de gerenciamento de mudanças, que envolvem o tratamento eficiente de mudanças na infraestrutura de TI.
O objetivo do gerenciamento de serviços de TI é fornecer serviços de TI confiáveis e de alta qualidade que atendam às necessidades da empresa e de seus usuários finais, incluindo clientes, funcionários e parceiros comerciais. O ITSM visa a melhorar a experiência do usuário e a qualidade do serviço.
A Biblioteca de Infraestrutura de TI (ITIL) é considerada a melhor abordagem para o fornecimento de ITSM. Trata-se de uma biblioteca que fornece as práticas recomendadas e a estrutura para um ITSM eficiente. A versão mais recente da ITIL, a ITIL 4, é composta por cinco volumes – a saber, Estratégia de Serviço, Desenho de Serviço, Transição de Serviço, Operação de Serviço e Melhoria Contínua de Serviço – que detalham 34 práticas de ITSM.
De certa forma, o ITSM engloba o ITAM. O gerenciamento de ativos e configurações está entre os vários processos de ITSM, e um CMDB – que é a ferramenta dedicada a esse processo – é um repositório centralizado dos ativos de TI de uma organização e das relações entre eles.
Fonte:
Douglas Bernardini
Cybersecurity Specialist & Cloud Computing Expert with +10 years experience in IT infrastructure.
Specialist delivering assets for development teams in Google Cloud Platform (GCP) and Amazon web services (AWS)
Hands-on cloud security enterprise architect, with experience in SIEM/SOC, IAM, cryptography, pentest, network topologies, operating systems, databases, and applications.
Experience in DevSecOps analysis to discover vulnerabilities in software, identifying CI/CD risks gaps and recommending secure-coding process (S-SDLC).